Wir haben das neue Feature „DokuSign“ veröffentlicht. Damit können Dokumente wie Behandlungsverträge, Einwilligungen oder Zusatzvereinbarungen digital auf dem Tablet oder bereits vor dem Termin unterschrieben werden. Die ausgefüllten Dokumente werden anschließend direkt in Lanista gespeichert und lassen sich der jeweiligen Patientenakte zuordnen.

Wenn Papierprozesse den Praxisalltag ausbremsen

In Therapie- und Trainingseinrichtungen gehören Verträge, Einwilligungen und weitere Formulare zum täglichen Ablauf. Viele dieser Dokumente müssen von Patientinnen, Patienten oder Kunden ausgefüllt und unterschrieben werden.

Werden diese Prozesse mit Papier organisiert, entstehen zahlreiche zusätzliche Arbeitsschritte. Dokumente müssen ausgedruckt, zum richtigen Termin bereitgelegt und nach der Unterschrift wieder eingesammelt werden. Anschließend folgen je nach Praxisablauf das Scannen, Benennen und digitale Ablegen. Teilweise verbleiben zusätzliche Papierkopien in Ordnern oder müssen an die betreffende Person weitergegeben werden.

Besonders beim ersten Termin kann das zu Verzögerungen führen. Statt direkt mit Anamnese, Beratung oder Behandlung zu beginnen, müssen zunächst Unterlagen gesucht, erklärt und unterschrieben werden. Fehlt ein Dokument oder wurde eine Unterschrift übersehen, entsteht weiterer Abstimmungsaufwand.

Dokumente zentral vorbereiten

Mit DokuSign können die benötigten Dokumente im Admin-Portal von Lanista vorbereitet werden. Dazu lassen sich an den vorgesehenen Stellen Platzhalter für unterschiedliche Angaben definieren, beispielsweise für Patienten- oder Praxisinformationen, das Datum und die Unterschrift.

So entsteht eine wiederverwendbare Dokumentvorlage, die für die jeweilige Person mit den passenden Informationen ausgefüllt werden kann. Wiederkehrende Dokumente müssen dadurch nicht für jeden Vorgang neu erstellt und anschließend manuell zugeordnet werden.

Welche Dokumente über DokuSign bereitgestellt werden, richtet sich nach den individuellen Abläufen der Praxis. Denkbar sind beispielsweise Behandlungsverträge, Einwilligungen, Zusatzvereinbarungen oder weitere praxisbezogene Unterlagen.

Unterschrift in der Praxis oder bereits vor dem Termin

Die vorbereiteten Dokumente können direkt in der Praxis auf einem Tablet unterschrieben werden. Dadurch lässt sich der bisherige Papierprozess in einen durchgängigen digitalen Ablauf überführen.

Alternativ können Dokumente bereits vor dem Termin auf einem Smartphone oder Tablet aufgerufen und unterschrieben werden. So können notwendige Unterlagen frühzeitig bereitgestellt werden und liegen im Idealfall schon vor, wenn die Patientin oder der Patient in die Praxis kommt.

Gerade beim Onboarding neuer Patientinnen und Patienten kann das die organisatorischen Abläufe vereinfachen. Die Anmeldung muss nicht erst verschiedene Papierformulare zusammenstellen, und die unterschriebenen Dokumente müssen anschließend nicht erneut digitalisiert werden.

Direkt in Lanista speichern und zuordnen

Nach der Unterschrift wird das Dokument digital in Lanista gespeichert. Es kann zentral organisiert und der jeweiligen elektronischen Akte zugeordnet werden.

Damit bleiben Dokument und betreute Person miteinander verbunden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen nicht erst in Ablageordnern oder verschiedenen Speicherorten suchen. Relevante Unterlagen sind dort verfügbar, wo auch weitere Informationen zur Patientin oder zum Patienten verwaltet werden.

Das unterstützt einen übersichtlicheren Dokumentenprozess und reduziert Arbeitsschritte wie Drucken, Kopieren, Scannen und manuelles Ablegen.

Weniger Papier, klarere Abläufe

Der praktische Mehrwert von DokuSign liegt in der Verbindung von Dokumentvorbereitung, digitaler Unterschrift und zentraler Ablage. Der gesamte Ablauf kann innerhalb eines Systems organisiert werden: von der vorbereiteten Vorlage über die Unterschrift bis zur Zuordnung in der Patientenakte.

So hilft Lanista Praxen und Trainingseinrichtungen dabei, wiederkehrende Dokumentenprozesse nachvollziehbarer zu gestalten und unnötige Medienbrüche zu vermeiden. Gleichzeitig können Unterlagen schneller gefunden und einfacher dem richtigen Vorgang zugeordnet werden.

Welche Dokumente digital unterschrieben werden können und welche rechtlichen oder organisatorischen Anforderungen dabei gelten, sollte jede Einrichtung für ihren konkreten Anwendungsfall prüfen.