Wir haben das Aufgaben-Management in Lanista erweitert. Der Admin legt nun fest, wie die Betreuung innerhalb der Einrichtung organisiert sein soll und definiert dazu die einzelnen Betreuungsleistungen und ihre Reihenfolge. In der Trainersoftware führt der neue Betreuungsassistent diesen Workflow mit individuellen und automatisch anfallenden Kalenderereignissen zusammen. So sehen Trainer direkt in der Kundenakte, was für den jeweiligen Kunden als Nächstes ansteht.

Betreuungsprozesse zentral vorbereiten

Eine strukturierte Betreuung besteht aus vielen einzelnen Schritten: Dokumente müssen eingeholt, Messungen durchgeführt, Trainingspläne aktualisiert und Termine berücksichtigt werden. Mit dem Aufgaben-Management kann die Einrichtung diese Abläufe im Administrator-Zugang zentral vorbereiten.

Der Admin legt fest, welche Betreuungsleistungen vorgesehen sind und in welcher Reihenfolge sie stattfinden sollen. Daraus entsteht ein einheitlicher Workflow, an dem sich die Trainer im Arbeitsalltag orientieren können. Die Betreuungsstruktur muss somit nicht für jeden Kunden neu zusammengestellt werden, sondern wird einmal definiert und anschließend in die jeweilige Kundenbetreuung übertragen.

Der Betreuungsassistent in der Trainersoftware

In der Trainersoftware wird der festgelegte Workflow durch den neuen Betreuungsassistenten abgebildet. Sobald ein Trainer eine Kundenakte öffnet, zeigt der Assistent die aktuell relevanten Betreuungsschritte übersichtlich an.

Dabei berücksichtigt er nicht nur die zentral vorgegebenen Betreuungsleistungen. Er ergänzt diese um individuell erstellte oder automatisch anfallende Kalenderereignisse. Dazu können beispielsweise eine Folgemessung, ein Plan-Update oder weitere kundenspezifische Termine gehören.

So entsteht eine gemeinsame Übersicht, in der geplante Betreuungsleistungen, empfohlene Aktionen und weitere Ereignisse chronologisch zusammengeführt werden. Trainer müssen die benötigten Informationen nicht an unterschiedlichen Stellen suchen, sondern erkennen direkt in der Kundenakte, was aktuell zu erledigen ist und welche Schritte als Nächstes folgen.

Direkt zum nächsten Schritt

Im Bereich „Empfohlen“ zeigt der Assistent Aktionen an, die sich aus dem festgelegten Betreuungsprozess ergeben. Das können beispielsweise noch ausstehende Dokumente oder andere vorgesehene Betreuungsleistungen sein.

Darunter werden die relevanten Kalenderereignisse nach Datum geordnet dargestellt. Die jeweiligen Vorgänge lassen sich direkt aus dem Assistenten heraus öffnen. So kann ohne Umwege zu einem Dokument, einer Messung oder einem anderen hinterlegten Prozess gewechselt werden.

Unterstützung, wenn sie benötigt wird

Der Betreuungsassistent steht direkt in der Kundenakte zur Verfügung, kann bei Bedarf aber auch minimiert werden. Dadurch bleibt ausreichend Platz für die Arbeit mit Trainingsplänen, Dokumentationen und weiteren Kundendaten. Ein Icon weist weiterhin darauf hin, sobald eine Aufgabe oder ein Ereignis ansteht.

Mit dem erweiterten Aufgaben-Management verbindet Lanista zentral definierte Betreuungsstandards mit einer praktischen Unterstützung für die tägliche Arbeit. Die Einrichtung gestaltet den Prozess, während der Betreuungsassistent den Trainern hilft, ihn beim einzelnen Kunden strukturiert umzusetzen.